Design Thinking für Business Architects

Design Thinking und Design Sprints sind bewährte Ansätze, die die Zusammenarbeit von Teams fördern, um gemeinsam Probleme zu lösen und durch neue, innovative Herangehensweisen einen Mehrwert zu schaffen. Diese Techniken existieren bereits seit vielen Jahren und sind in der Geschäftswelt weitverbreitet. Die von Pega praktizierten und empfohlenen Methoden bauen auf diesen Techniken auf.

Design Thinking ist der Oberbegriff für das Gesamtkonzept sowie den Problemlösungs- und Innovationsansatz.

„Design Thinking ist ein Innovationsansatz, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht und das Toolkit eines Entwicklers genutzt wird, um Nutzeranforderungen, technologische Möglichkeiten und erfolgsrelevante Schlüsselfaktoren gleichermaßen zu berücksichtigen.“

Tim Brown, IDEO 

Design Sprints sind festgelegte, zeitlich begrenzte Methoden zur Anwendung von Design Thinking im Team. In der Praxis besteht ein Design Sprint aus mehreren aufeinanderfolgenden, zeitlich begrenzten Aktivitäten. Er beginnt mit der Einarbeitungsphase zum Verständnis der Anwenderbedürfnisse und erstreckt sich über die Entwicklung eines Lösungsprototypen bis hin zu Abschlusstests mit Endanwendern. Ein Design Sprint umfasst in der Regel vier bis fünf Tage intensiver Workshops. Der Zeitaufwand für die Arbeitsvorbereitung vor dem Sprint variiert. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für einen allgemeinen Design-Sprint-Zeitplan mit den Hauptaktivitäten für jeden Tag.

Überlegen Sie genau, wer an den Design-Thinking-Workshops und Design Sprints teilnehmen soll. Die Gruppe muss einerseits klein genug sein, um Effektivität zu gewährleisten. Andererseits muss sie aber auch groß genug sein, um alle Perspektiven und Kompetenzen abzudecken, die für die Arbeit an dem aktuellen Problem bzw. der sich bietenden Chance erforderlich sind. Als allgemeine Faustregel gilt eine Obergrenze von zehn Teilnehmern aus verschiedenen fachlichen Disziplinen, darunter Führungskräfte, Produktmanager, Endanwender, UX-Entwickler, Systemarchitekten, Business Architects und Spezialisten.

Um maximal von Design-Thinking-Workshops und Design Sprints zu profitieren, sollten Sie unbedingt die im Folgenden aufgeführten Rollen einbeziehen.

Moderator

Die Rolle des Moderators ist sehr anspruchsvoll und kritisch. Er muss das Team zur Designreife führen und es bei der Lösung komplexer Probleme mittels Design Thinking unterstützen. Der Moderator ist der fachkundige Leiter des Prozesses. Er lenkt das Team durch die Design-Thinking-Aktivitäten, während er zugleich zur Teamarbeit anregt und eine „Entwicklerdenkweise“ fördert. Ein Moderator muss in der Lage sein, mit schwierigen Persönlichkeiten und Situationen sowie Konflikten umzugehen.

Entscheider

Der Entscheider ist dafür verantwortlich, dass Entscheidungen getroffen werden. Während der Moderator und die Prozesse dafür sorgen, dass das gesamte Team Input liefert und gehört wird, ist es die Aufgabe des Entscheiders, auf die Effizienz aller Abläufe zu achten. Die Person, die für diese Rolle bestimmt wird, sollte entscheidungsfreudig sein und auch vor schwierigen Entscheidungen nicht zurückschrecken. Obwohl diese Rolle in der Regel eine Person allein übernimmt, kann sie aber auch durch mehrere Personen erfüllt werden.

Mitgestalter

Mitgestalter verfügen über wichtige Fähigkeiten, um das gegenwärtige Problem bzw. die sich bietende Chance effektiv anzugehen. Sie helfen mit ihren Sichtweisen und Qualifikationen bei der Problemeruierung sowie bei der Identifizierung und Verbesserung von Lösungsvorschlägen.

Klicken Sie in der folgenden Abbildung auf die Pluszeichen (+), um Details zu den verschiedenen Rollen der Teammitglieder anzuzeigen.

Als Business Architect (BA) könnten Sie in folgenden Rollen an Design-Thinking-Prozessen mitwirken:

Stakeholder

Als Empfänger des bei den Design-Workshops erarbeiteten Materials helfen Sie bei der Vorbereitung des Lösungskonzepts für die Entwicklung. Sie stellen Berichte und User Stories zusammen und bereiten den Backlog für den Sprint vor.

Mitgestalter

Als Mitglied des Design-Thinking-Teams bringen Sie Ihre Perspektive bei der Identifizierung und Überarbeitung von Lösungsvorschlägen ein. Eventuell werden Sie auch gebeten, bei den Vorbereitungen wie Anwenderstudien oder Marktforschung mitzuarbeiten.

Die Ergebnisse der Design-Thinking-Workshops und Design Sprints lassen sich im Allgemeinen den folgenden Kategorien zuordnen:

Das Ergebnis des Design-Thinking-Prozesses variiert je nach Problem oder Chance, Grad des Problemverständnisses sowie Ablauf und Inhalt der Workflow-Sitzung. So ist zum Beispiel das Ergebnis des ersten Workshops, in dem ein neues Problem untersucht wird, ein anderes als das Ergebnis eines Workshops, in dem eine seit Monaten untersuchte und verbesserte Lösung vorangebracht wird. Alle wichtigen Teamunterlagen werden wie erforderlich gepflegt und aktualisiert, um das Kommunizieren und Abstimmen von Änderungen sicherzustellen.

Design Thinking und Design Sprints bieten wesentliche Vorteile für das gesamte Team.

Klicken Sie in der folgenden Abbildung auf die Pluszeichen (+), um Details zu den Vorteilen anzuzeigen.

Mehrere zentrale Aufgaben eines Business Architect können mit Design Thinking und Design Sprints verbessert werden.

• Bessere Definition des Projektumfangs: Das gesamte Team gewinnt ein gemeinsames Verständnis für das Problem und die Lösung. Das erleichtert die Dokumentation und auch die Abgrenzung des Projektumfangs für das Team.
• Weniger Überarbeitungen von User Stories: Lösungskonzepte werden mittels Prototypen mit Endanwendern in der Praxis getestet, damit Lösungsdesigns und Anforderungen auf Testergebnissen statt auf reinen Annahmen basieren. Da seltener von Annahmen ausgegangen wird, bleiben weniger Aspekte unberücksichtigt, was auch die Überarbeitung von User Stories in Grenzen hält.    
• Ausführlichere Business Cases: Die Ergebnisse der Anwendertests können in die Business Cases einfließen und diese verbessern. Durch ergänzende Zitate und Reaktionen von Anwendern lässt sich der Business Case individueller und einprägsamer gestalten.

Prüfen Sie mit der folgenden Interaktion Ihr Wissen.