Dépendance des workflows de dossiers
Vous pouvez appliquer des dépendances à l’aide de l’étape Wait. L’étape Wait vous permet d’interrompre et de reprendre le traitement du dossier lorsque celui-ci remplit les conditions que vous avez définies. Par exemple, lorsqu’un client envoie un ordre d’achat pour un fonds commun de placement, le traitement est interrompu jusqu’à la fin de la journée, puis la valeur du fonds est calculée. La figure suivante illustre la configuration du cycle de vie du dossier pour l’exemple de fonds communs de placement :
Types d’attente
L’étape Wait peut être configurée de façon à interrompre le traitement du dossier en fonction du type d’attente : Case Dependency ou Timer.
Case Dependency
Le type d’attente Case Dependency interrompt le traitement d’un dossier parent jusqu’à la clôture de la dépendance du dossier enfant (child Case).
Vous créez une dépendance de dossier en ajoutant une étape Wait au dossier parent. Lorsqu’un dossier parent atteint l’étape Wait, le dossier est interrompu jusqu’à ce que tous les dossiers enfants ou tout dossier enfant d’un type donné présentent un statut de dossier défini. Il peut s’agir d’un statut standard tel que Pending-Approval ou d’un statut personnalisé défini dans votre application. Vous pouvez également définir l’étape Wait sur To be resolved pour qu’un dossier soit clôturé lorsque le statut du dossier est défini sur une valeur commençant par le mot Resolved. Par exemple, lorsqu’un dossier parent atteint l’étape Wait, le dossier s’interrompt jusqu’à la clôture de l’un ou de la totalité des dossiers enfants.
Note: Une relation hiérarchique entre les dossiers, comme des dossiers parents et enfants, doit exister pour que l’étape Wait tienne compte de la dépendance au moment de l’exécution. Il convient de créer les dossiers dépendants avant l'occurrence de la forme Wait (wait shape), sinon le workflow ignore la forme Wait car il n’y a pas de dossiers dépendants à attendre.
Vous pouvez faire en sorte que le dossier tienne compte uniquement du statut actuel ou de tout changement de statut une fois que le dossier atteint l’étape Wait. Vous pouvez également permettre aux utilisateurs d’annuler les conditions d’attente et de poursuivre le traitement d’un dossier.
Au centre de l’image suivante, faites glisser la ligne verticale pour afficher les options de configuration du type d’attente Case Dependency :
Timer
Le type d’attente Timer interrompt un dossier jusqu’à ce que l'intervalle Set date/time interval expire ou jusqu’à avoir atteint la date/heure Reference date/time.
Vous pouvez configurer l’étape Wait pour interrompre le processus pendant un intervalle défini (heures/minutes) ou selon la valeur d’une référence de propriété. Vous devez indiquer l’intervalle de temps pendant lequel le dossier doit être interrompu ou utiliser une variable contenant la date à laquelle le traitement du dossier doit reprendre. Par exemple, dans le cas d’une déclaration d’accident, vous pouvez accorder à une personne 24 heures pour télécharger les images de l’accident. L’objectif est d’interrompre le traitement du dossier jusqu’à ce que le temps d'attente (wait time) soit écoulé.
Au centre de l’image suivante, faites glisser la ligne verticale pour afficher les options de configuration du type d’attente Timer :
Étape Wait et action utilisateur
Il est important de distinguer entre la suspension délibérée d’un dossier par l’insertion d’une étape Wait et les retards dans le traitement de dossier qui se produisent dans l’attente d’une action utilisateur à certaines étapes de tâche (Assignment Steps) qui doivent être terminées pour qu’un dossier puisse avancer.
Parmi les exemples de retards de traitement d’un dossier dans l’attente d’une action utilisateur, citons un dossier de note de frais retardé dans l’attente d’une décision du responsable de l’équipe financière à une étape Approve/Reject, ou le retard du démarrage d’un dossier de sinistre automobile parce que l’utilisateur n’a pas encore envoyé les photos de l’accident requises pour une étape de collecte d'informations (Collect information Step) dans la phase Create.
Dans les deux exemples, le traitement des dossiers est retardé jusqu’à ce que les actions utilisateurs soient terminées sur une étape de tâche (Assignment Step), au lieu d’être délibérément interrompu à l’aide d’une étape Wait.
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