Funktionsübergreifende Arbeitsgruppen

In den meisten Unternehmen sind die Geschäftsbereiche und ihre Mitarbeiter normalerweise vollkommen getrennt und arbeiten unabhängig sowie ineffizient. Die vollständige Transformation eines Business-Prozesses, der die Workflow-Automatisierung und die KI-gestützten Entscheidungs-Features der Pega-Plattform nutzt, erfordert das Auflösen dieser isolierten Bereiche und die Bildung von Teams, die geschäftsbereichsübergreifend arbeiten. 

Pega-Anwendungen unterstützen Arbeitsgruppen bei dieser Transformation, ohne die Unternehmensstruktur grundlegend zu verändern. Durch die Erstellung von Arbeitsgruppen können verschiedene Geschäftsbereiche und Abteilungen Ressourcen für Benutzer und das gesamte Unternehmen freigeben. Jede Arbeitsgruppe (auch als „Team“ bezeichnet) besteht aus einem Manager, einem einzigen Postkorb und mehreren Benutzern aus verschiedenen Geschäftsbereichen, die gemeinsam den neuen Business-Prozess unterstützen.
 

Jeder Benutzer verfügt über Assignments, die zur Unterstützung des neuen Workflows aus dem Postkorb in seine Arbeitsliste übertragen werden können. Die Übertragung von Assignments aus dem Postkorb in die Arbeitsliste eines Bearbeiters kann auf verschiedene Weise erfolgen: Bearbeiter greifen direkt auf den Postkorb zu und ordnen ein Element ihrer Arbeitsliste zu; Manager ordnen Elemente aus dem Postkorb direkt der Arbeitsliste eines Benutzers zu, oder das Feature Get Next Work wählt mithilfe von KI automatisch das am besten geeignete Assignment für einen Benutzer aus dem Postkorb aus und leitet es direkt an dessen Arbeitsliste weiter.

Benutzer müssen mindestens einer Arbeitsgruppe zugeordnet sein, können aber auch mehreren Gruppen angehören. Durch die Zuweisung von Benutzern zu Arbeitsgruppen können Unternehmen organisieren, wie die Arbeit einzelner Personen aufgeteilt wird, ohne die Unternehmenshierarchie zu verändern. So sind beispielsweise ein Finanzanalyst, ein Marketingmanager und ein Redakteur mit der Pflege der Unternehmenswebsite betraut. Sie sind Mitglieder der Arbeitsgruppe „Website“, was jedem Mitglied der Arbeitsgruppe die Möglichkeit gibt, auf die Arbeit in einem gemeinsamen Postkorb zuzugreifen.

Bei den Zahlen zur folgenden Abbildung erfahren Sie mehr über gemeinsam genutzte Ressourcen in Arbeitsgruppen:

1. Postkörbe: Die Arbeitsgruppe „Accounting“ und die Arbeitsgruppe „Onboarding“ haben jeweils einen eigenen Postkorb. Nur Benutzer in der Arbeitsgruppe können Arbeiten aus dem jeweiligen Postkorb erledigen.
2. Ressourcen freigeben: Ein Benutzer aus der Arbeitsgruppe „Accounting“ ist auch der Arbeitsgruppe „Onboarding“ zugewiesen. Dadurch kann dieser Benutzer mit den anderen Benutzern der Arbeitsgruppe „Onboarding“ zusammenarbeiten.
3. Teamübergreifende Zusammenarbeit: Einige Benutzer aus den Geschäftsbereichen „HR“ und „Training“ wurden der Arbeitsgruppe „Onboarding“ zugewiesen und teilen sich die Aufgaben aus demselben Postkorb mit anderen Benutzern der Arbeitsgruppe.
4. Andere Benutzer: Die in der Abbildung unten nicht zu sehenden Benutzer gehören zu anderen Arbeitsgruppen (z. B. „HR“) und werden nicht in der Arbeitsgruppe „Onboarding“ angezeigt.

In einer Arbeitsgruppe wird ein Benutzer als leitender Manager der Arbeitsgruppe bestimmt. Dieser Arbeitsgruppenleiter ist unter anderem für die Weiterleitung von Aufgaben, Genehmigungen, Benachrichtigungen sowie die Behebung von eskalierten Problemen zuständig. Arbeitsgruppen geben Managern die Flexibilität, die Arbeiten für eine Arbeitsgruppe zuzuweisen und zu überwachen und Berichte über die geleisteten Arbeiten zu erstellen. 

Für Arbeitsgruppen können auch autorisierte Manager bestimmt werden, die bei der Übertragung von Assignments helfen. Wenn zum Beispiel der leitende Manager des Teams vorübergehend verhindert ist, kann ein autorisierter Manager einen Teil der Aufgaben des leitenden Managers übernehmen. Autorisierte Manager müssen nicht Mitglied der Arbeitsgruppe sein und können keine Genehmigungen erteilen. Kommt der autorisierte Manager von außerhalb der Arbeitsgruppe, kann er keine Aufgaben aus dem Postkorb erledigen.