Créez un système pour obtenir la validation de personnes travaillant dans différentes parties ou différents services de votre organisation, en créant une authority matrix. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour le traitement des frais de déplacement professionnels, puis configurer une authority matrix pour demander la validation d’un responsable hiérarchique et d’un collaborateur du service financier.
- Ajoutez une étape de validation dans le cycle de vie de votre dossier. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Demander des validations aux utilisateurs.
- Configurez une propriété page list qui contiendra la liste des utilisateurs qui doivent donner leur validation, et une propriété single-value qui sera l’élément de la page list permettant d’identifier chaque utilisateur de la liste. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Keystores.
- Facultatif : créez une table de décision qui définit les utilisateurs qui doivent donner leur validation. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Créer des tables de décision.
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Dans le volet de navigation de Dev Studio, cliquez sur Case types, puis sur le type de dossier à ouvrir.
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Dans la section Case life cycle, cliquez sur l’étape de validation à modifier.
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Sous l’onglet General du volet des propriétés Step, dans la liste Approval flow type, sélectionnez Cascading.
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Dans la liste Approval based on, sélectionnez Authority matrix.
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Définissez les utilisateurs qui doivent donner leur validation à cette étape :
- Facultatif :
dans le champ Decision table for matrix, entrez une table de décision qui détermine les personnes qui doivent donner leur validation à cette étape.
La table de décision doit alimenter la propriété de page list. Le nombre d’entrées dans la propriété de page list définit le nombre d’utilisateurs qui devront donner leur validation. La propriété Approver que vous incluez à la table de décision contient les informations sur le valideur de la propriété page list.
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Dans le champ Page list property, entrez une page list qui stocke les utilisateurs qui donnent leur validation.
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Dans le champ Approver property, saisissez une propriété pour référencer les utilisateurs valideurs.
- Facultatif :
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Dans le volet des propriétés Step, cliquez sur l’onglet Flow et définissez ce qui se passe lorsqu’un utilisateur valide le dossier :
Choix Actions Approuver et faire passer le dossier à l’étape suivante -
Dans la liste If approved then, sélectionnez Continue.
- Facultatif :
pour changer le statut du dossier, dans le champ Set status, sélectionnez ou saisissez le statut à affecter au dossier lorsqu’un utilisateur donne sa validation.
Approuver et changer de phase -
Dans la liste If approved then, sélectionnez Change stage.
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Dans la liste To, sélectionnez la phase que vous souhaitez affecter au dossier lorsqu’un utilisateur donne sa validation.
- Facultatif :
pour changer le statut du dossier, dans le champ Set status, sélectionnez ou saisissez le statut à affecter au dossier lorsqu’un utilisateur donne sa validation.
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Définissez ce qui se passe lorsqu’un utilisateur rejette le dossier :
Choix Étapes Rejeter et faire passer le dossier à l’étape suivante -
Dans la liste If rejected then, sélectionnez Continue.
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Dans le champ Set status, sélectionnez ou saisissez le statut à affecter au dossier lorsqu’un utilisateur le rejette.
Rejeter et changer de phase -
Dans la liste If rejected then, sélectionnez Change stage.
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Dans la liste To, sélectionnez la phase à affecter au dossier lorsqu’un utilisateur le rejette.
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Dans le champ Set status, sélectionnez ou saisissez le statut à affecter au dossier lorsqu’un utilisateur le rejette.
Rejeter et clôturer -
Dans la liste If rejected then, sélectionnez Resolve.
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Dans le champ Set status, sélectionnez ou saisissez le statut à affecter au dossier lorsqu’un utilisateur le rejette.
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Cliquez sur Save.
- Terminer la tâche dans les délais
Faites respecter les SLA (contrats de niveau de service) établis avec les clients et les parties prenantes en fixant des objectifs et des échéances aux agents. La mise en œuvre des SLA constitue un engagement vis-à-vis de vos clients, avec un accord sur une échéance pour la remise de vos projets.
- Envoyer des notifications concernant les événements liés aux dossiers
Informez les utilisateurs de votre application au sujet des événements importants liés au dossier en leur envoyant des notifications. Vous pouvez envoyer des notifications lorsqu’un événement survient dans un dossier, lorsque le dossier atteint une phase particulière, par exemple. Vous pouvez définir différentes notifications dans votre application afin de communiquer avec les parties prenantes dans un format spécifique à leur canal, tel que l’e-mail, un widget web ou une notification push.