Envoyer des e-mails automatiquement
L’équipe chargée de la création de contenu souhaite générer un e-mail pour confirmer la réception de chaque demande de contenu dans l’application Creative Request. L’e-mail permet à l’équipe de confirmer au demandeur la bonne réception de sa demande.
Dans le workflow actuel, cette étape contient des erreurs. Il arrive que l’équipe de Ren oublie d’envoyer l’e-mail ou l’envoie en double. Il s’ensuit des incohérences au niveau de la chronologie des messages et des informations qu’ils contiennent.
Selon Ren, l’envoi automatique des e-mails de confirmation au demandeur améliore la cohérence du processus et fait économiser beaucoup de temps et d’énergie à l’équipe.
Pour faciliter l’envoi des e-mails, Ren se pose trois questions simples :
- À qui l’e-mail doit-il être adressé ?
- Quelles informations l’e-mail doit-il contenir ?
- À quel stade du cycle de vie du dossier l’e-mail doit-il être envoyé ?
Et voici les réponses de Ren à ces trois questions :
- Le demandeur reçoit l’e-mail.
- L’e-mail contient le type de demande et l’ID du dossier.
- L’e-mail est envoyé lors de la première étape de la phase de traitement (Processing).
Après avoir répondu à ces questions, Ren clique sur l’étape (step) Requester Confirmation du cycle de vie du dossier (case life cycle) pour ouvrir le volet des propriétés Step .
Identifier le destinataire de l’e-mail
Pour définir le destinataire de l’e-mail, Ren renseigne les champs de la section Send To du volet des propriétés contextuelles.
Les e-mails peuvent être envoyés à l’aide de plusieurs options, notamment :
- Email Address : une adresse e-mail peut être saisie manuellement.
- Field : un champ d’application, comme Requester email, peut servir à envoyer un e-mail.
- Participants : un e-mail peut être envoyé à une ou plusieurs parties prenantes du dossier.
Pour définir le destinataire de l’e-mail dans son application, Ren suit la procédure ci-dessous :
- Dans le volet de navigation d’App Studio, cliquez sur Case types, puis sur le type de dossier (case type) Creative Request.
- Dans l’onglet Workflow, cliquez sur Life cycle.
- Dans la section Case life cycle, à la phase (stage) Processing, cliquez sur l’étape (step) Requester Confirmation.
- Dans le volet des propriétés Step , sélectionnez Field dans la première liste déroulante.
- Dans la deuxième liste déroulante, sélectionnez Requester email.
Note: Cette adresse e-mail est requise lors de l’étape Content Request Form.
Ren définit ensuite le modèle (template) à utiliser pour la notification par e-mail.
Définir le modèle d’e-mail
Pour sélectionner le modèle d’e-mail, Ren commence par saisir Content Request Confirmation dans la zone de texte Subject . Les données saisies apparaîtront dans le champ Objet de l’e-mail.
Ensuite, Ren rédige son modèle d’e-mail.
Ren ajoute deux champs de données Pega dans son modèle d’e-mail :
- Request Type
- Case ID
Ces champs font référence aux données extraites de l’instance de dossier pour laquelle l’e-mail est généré.
Pour inclure ces champs dans le modèle d’e-mail, Ren clique sur l’icône de la barre de menu du modèle d’e-mail. Pour accéder à un champ, Ren peut :
- Saisir le nom du champ dans la barre de recherche.
- Consulter les noms des champs disponibles dans la liste déroulante.
Il lui suffit de cliquer sur le champ sélectionné pour ajouter la syntaxe appropriée au modèle d’e-mail.
Pour définir le modèle d’e-mail, Ren suit la procédure ci-dessous :
- Dans le volet des propriétés Email Requester step , dans le champ Subject , saisissez Content Request Confirmation.
- Cliquez sur Compose.
- Dans la boîte de dialogue Compose message, saisissez le texte suivant :
Thank you for submitting a request for a <<.RequestType>> to the Creative Content Team.
For your reference your Request ID is: <<.pyID>>We will notify you by email when your request is complete.
Regards,
The Creative Content Team
Tip: Pour ajouter <<.RequestType>> et <<.pyID>>, cliquez sur l’icône et ajoutez les deux champs de données Pega suivants :- Request Type
- Case ID
- Cliquez sur Done.
- Cliquez sur Save.
La vidéo suivante décrit la procédure qu’utilise Ren pour automatiser l’étape Email Requester et illustre cette étape à l’aide d’un exemple.
Avec ce processus, chaque fois qu’un utilisateur envoie une nouvelle demande de création de contenu, le demandeur reçoit automatiquement une confirmation par e-mail.
Vérifiez vos connaissances avec l’interaction suivante :
Exercice pratique
Dans votre propre environnement Pega, reproduisez les étapes que suit Ren pour générer automatiquement un e-mail. Vous pouvez recréer la notification Email Requester qu’utilise Ren ou automatiser un e-mail associé à votre propre processus.
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