Correspondência por e-mail

As organizações dependem de comunicação rápida para estabelecer uma compreensão detalhada das transações ou das atribuições. Na Pega Platform™, o sistema pode enviar e-mails para todas as partes relevantes. Por exemplo, considere um requisito para um aplicativo de sinistros automotivos. O aplicativo envia um e-mail aos clientes quando os pedidos de indenização são enviados corretamente e a qualquer momento em que o status do pedido muda.

Para tornar a comunicação efetiva, responda três questões simples:

1. Com quem preciso me comunicar?
2. Quando será criada a comunicação?
3. Quando a comunicação precisa ser enviada?

Ao configurar a correspondência, primeiro determine Com quem preciso me comunicar? Uma opção é enviar a correspondência para um endereço de e-mail específico. Essa opção depende de um endereço de e-mail consistente. A qualquer momento em que o endereço de e-mail for alterado, será preciso atualizar o aplicativo ou a correspondência não será recebida pela pessoa certa.

Para evitar mudanças recorrentes de um endereço de e-mail, é preciso usar campos, participantes e referências de usuários para enviar a correspondência por e-mail.

Campos

É possível enviar um e-mail com base no valor de um campo.

Por exemplo, um novo cliente cria uma conta. O cliente insere um endereço de e-mail no campo E-mail do cliente (Customer email). Quando o cliente envia a informação, a Pega Platform utiliza o valor inserido no campo pelo cliente para enviar um e-mail de confirmação.

Participantes

A Pega Platform também pode usar a informação do participante para enviar correspondência a um grupo de stakeholders. Os participantes do caso são pessoas, empresas e organizações envolvidas em um caso. Ao gerenciar os participantes do caso, é possível definir seu relacionamento com um caso e compartilhar atualizações importantes do caso com eles. A Pega Platform identifica o endereço de e-mail do destinatário a partir da informação do participante. Um e-mail é enviado para qualquer usuário associado ao participante selecionado. Por exemplo, sua empresa concede empréstimos de automóveis aos funcionários de uma organização. Para enviar atualizações dos empréstimos para membros-chave da organização, é preciso adicionar esses membros como participantes nos casos Empréstimos de automóveis (Car Loan).

Na Pega Platform, é possível utilizar os participantes padrão para correspondência.

Referências do usuário

Nos casos onde a correspondência precisa ser enviada a um usuário específico no aplicativo, é possível usar uma referência de usuário. Os campos relevantes de referência de usuário são definidos no tipo de caso e nos tipos de dados associados. É possível definir um campo de referência de usuário no modelo de dados do tipo de caso. Por exemplo, o chefe do departamento de TI recebe as mudanças de status em questões de alta prioridade. Um campo de referência de usuário chamado Gerente de TI (IT Manager) é definido no modelo de dados e usado para enviar e-mail ao usuário apropriado.

Dois campos de referência de usuário, Criar operador (Create Operator) e Atualizar operador (Update Operator) são automaticamente definidos no modelo de dados para cada tipo de dado associado ao tipo de caso. Por exemplo, em um aplicativo com tipos de dados Solicitação (Request), Resultados (Results) e Termos de uso (Terms of use), cada tipo de dado é listado com seu respectivo campo Criar operador (Create Operator) e Atualizar Operador (Update Operator). 

Depois de determinar quem recebe a comunicação, pergunte-se, Como será criada a comunicação? A Pega Platform oferece um editor de rich-text para criar um e-mail formatado. O editor permite reaproveitar os dados do caso no e-mail. Por exemplo, é possível inserir uma saudação com nome e sobrenome do cliente fazendo referência aos campos que capturam essas informações no caso.

Também é possível usar modelos existentes de correspondência. A Pega Platform oferece modelos prontos para uso que utilizam dados de processamento de caso, como ID do caso (.pyID) e status do caso (.pyStatusWork).

A última pergunta que precisa ser respondida é Quando a comunicação precisa ser enviada? 

Automação de envio de e-mail

A Pega Platform simplifica o envio de correspondência, permitindo adicionar uma automação Enviar e-mail (Send email) ao caso para enviar um e-mail. Quando um caso atinge a etapa Enviar e-mail (Send email), o e-mail é enviado automaticamente às partes selecionadas. Por exemplo, em um processo Fazer pedido (Place order), os usuários selecionam os itens do pedido, o endereço do destinatário e a forma de pagamento. Depois que os usuários confirmam o pedido, o caso envia automaticamente uma confirmação aos usuários por e-mail.

Notificações em nível de caso

Outra opção é configurar as notificações de e-mails no nível do caso. Isso permite enviar automaticamente uma notificação quando uma atribuição no caso é roteada para uma lista de trabalho do usuário. As notificações de nível de caso são configuradas automaticamente para serem enviadas ao usuário associado à lista de trabalho. Como a notificação por e-mail está configurada no nível do caso, crie um e-mail relevante para todos os usuários que receberão a notificação durante o processamento do caso. Caso a mensagem seja deixada em branco, a mensagem padrão é usada:

Por exemplo, em um tipo de caso de onboarding de funcionário, a seguinte mensagem padrão é enviada a um membro do RH: