Funktionsübergreifende Arbeitsgruppen

In den meisten Unternehmen sind die Geschäftsbereiche und ihre Mitarbeiter normalerweise vollkommen getrennt und arbeiten unabhängig sowie ineffizient. Die vollständige Transformation eines Business-Prozesses, der die Workflow-Automatisierung und die KI-gestützten Entscheidungs-Features der Pega-Plattform nutzt, erfordert das Auflösen dieser isolierten Bereiche und die Bildung von Teams, die geschäftsbereichsübergreifend arbeiten. 

Pega-Anwendungen unterstützen Arbeitsgruppen bei dieser Transformation, ohne die Unternehmensstruktur grundlegend zu verändern. Durch die Erstellung von Arbeitsgruppen können verschiedene Geschäftsbereiche und Abteilungen Ressourcen für Benutzer und das gesamte Unternehmen freigeben. Jede Arbeitsgruppe (auch als „Team“ bezeichnet) besteht aus einem Manager, einem einzigen Postkorb und mehreren Benutzern aus verschiedenen Geschäftsbereichen, die gemeinsam den neuen Business-Prozess unterstützen.
 

Jeder Benutzer verfügt über Assignments, die zur Unterstützung des neuen Workflows aus dem Postkorb in seine Arbeitsliste übertragen werden können. Assignments können auf mehrere Arten aus dem Postkorb in die Arbeitsliste eines Bearbeiters übertragen werden: 1) Bearbeiter (auch „Operatoren“ genannt) greifen direkt auf den Postkorb zu und nehmen ein Element durch Zuweisen in ihre Arbeitsliste auf. 2) Manager weisen Elemente aus dem Postkorb direkt der Arbeitsliste eines Benutzers zu. 3) Das Feature „Get Next Work“ sucht mithilfe der KI automatisch die für einen Benutzer am besten geeignete Aufgabe aus dem Postkorb heraus und leitet diese direkt an dessen Arbeitsliste weiter.

Benutzer müssen mindestens einer Arbeitsgruppe zugeordnet sein, können aber auch mehreren Gruppen angehören. Durch die Zuweisung von Benutzern zu Arbeitsgruppen können Unternehmen organisieren, wie die Arbeit einzelner Personen aufgeteilt wird, ohne die Unternehmenshierarchie zu verändern. So sind beispielsweise ein Finanzanalyst, ein Marketingmanager und ein Redakteur mit der Pflege der Unternehmenswebsite betraut. Sie sind Mitglieder der Arbeitsgruppe „Website“, was jedem Mitglied der Arbeitsgruppe die Möglichkeit gibt, auf die Arbeit in einem gemeinsamen Postkorb zuzugreifen.

Weitere Informationen zu gemeinsamen Ressourcen in Arbeitsgruppen finden Sie, wenn Sie in der folgenden Abbildung auf die Pluszeichen (+) klicken:

In einer Arbeitsgruppe wird ein Benutzer als leitender Manager der Arbeitsgruppe bestimmt. Dieser Arbeitsgruppenleiter ist unter anderem für die Weiterleitung von Aufgaben, Genehmigungen, Benachrichtigungen sowie die Behebung von eskalierten Problemen zuständig. Arbeitsgruppen geben Managern die Flexibilität, die Arbeiten für eine Arbeitsgruppe zuzuweisen und zu überwachen und Berichte über die geleisteten Arbeiten zu erstellen. 

Für Arbeitsgruppen können auch autorisierte Manager bestimmt werden, die bei der Übertragung von Assignments helfen. Wenn zum Beispiel der leitende Manager des Teams vorübergehend verhindert ist, kann ein autorisierter Manager einen Teil der Aufgaben des leitenden Managers übernehmen. Autorisierte Manager müssen nicht Mitglied der Arbeitsgruppe sein und können keine Genehmigungen erteilen. Kommt der autorisierte Manager von außerhalb der Arbeitsgruppe, kann er keine Aufgaben aus dem Postkorb erledigen.