Setzen Sie Business-Richtlinien in Ihren Workflows durch, indem Sie einen Approval-Step zu einem Prozess hinzufügen. In „Approval“-Steps können Benutzer einen Case nach Prüfung der Case-Details genehmigen oder ablehnen.
Zum Beispiel kann ein Vorgesetzter beim Einstellungsprozess einen Kandidaten zulassen oder ablehnen.-
Klicken Sie im Navigationspanel von App Studio auf Case types und dann auf den Case-Typ, den Sie öffnen möchten.
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Klicken Sie im Tab Workflow auf Life cycle.
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Klicken Sie im Abschnitt Case life cycle einer Stage, der Sie einen „Approval“-Step hinzufügen möchten, auf .
Hinweis: Ihr Case-Typ enthält eine Alternate Stage Approval Rejection. -
Geben Sie in das Textfeld einen eindeutigen Namen für den Step ein.
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Leiten Sie im Tab General des Eigenschaftenpanels für den Step den Genehmigungsschritt wie folgt weiter:
- Um den Genehmigungsschritt an einen Benutzer Ihrer Anwendung weiterzuleiten, wählen Sie in der Liste Route to die Option Specific user aus und geben dann die Daten des Benutzers ein.
Sie können die Aufgabe einem Anwender (über den Benutzernamen oder die Benutzerreferenz), dem Vorgesetzten des Anwenders, der den Case zuletzt aktualisiert hat, oder einem Case-Beteiligten zuweisen.
Hinweis: Sie können den „Approval“-Step nur an einzelne Beteiligte des Benutzertyps „Application“ weiterleiten. - Um den „Approval“-Step an ein Team weiterzuleiten, das eine gemeinsame Arbeitswarteschlange nutzt, wählen Sie in der Liste Route to die Option Work queue aus. Anschließend können Sie das gewünschte Team auswählen oder eingeben.
- Um den Genehmigungsschritt an einen Benutzer Ihrer Anwendung weiterzuleiten, wählen Sie in der Liste Route to die Option Specific user aus und geben dann die Daten des Benutzers ein.
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Klicken Sie im Eigenschaftenpanel Step auf den Tab Flow und legen Sie dann fest, was geschieht, wenn ein Benutzer den Case genehmigt:
Auswahlmöglichkeiten Aktionen Case genehmigen und an nächsten Step übergeben -
Wählen Sie in der Liste If approved then die Option Continue aus.
- Optional:
Um den Case-Status zu ändern, wählen Sie im Feld Set status den Status aus bzw. geben Sie den Status ein, der dem Case nach erfolgter Genehmigung zugewiesen werden soll.
Case genehmigen und Stage ändern -
Wählen Sie in der Liste If approved then die Option Change stage aus.
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Wählen Sie in der Liste To die Stage aus, die dem Case nach erfolgter Genehmigung zugewiesen werden soll.
- Optional:
Um den Case-Status zu ändern, wählen Sie im Feld Set status den Status aus bzw. geben Sie den Status ein, der dem Case nach erfolgter Genehmigung zugewiesen werden soll.
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Legen Sie fest, was im Fall der Case-Ablehnung geschehen soll:
Auswahlmöglichkeiten Schritte Case ablehnen und an nächsten Step übergeben -
Wählen Sie in der Liste If rejected then die Option Continue aus.
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Wählen Sie im Feld Set status den Status aus bzw. geben Sie den Status ein, der dem Case im Fall einer Ablehnung zugewiesen werden soll.
Case ablehnen und Stage ändern -
Wählen Sie in der Liste If rejected then die Option Change stage aus.
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Wählen Sie in der Liste To die Stage aus, die dem Case im Fall einer Ablehnung zugewiesen werden soll.
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Wählen Sie im Feld Set status den Status aus bzw. geben Sie den Status ein, der dem Case im Fall einer Ablehnung zugewiesen werden soll.
Case ablehnen und abschließen -
Wählen Sie in der Liste If rejected then die Option Resolve aus.
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Wählen Sie im Feld Set status den Status aus bzw. geben Sie den Status ein, der dem Case im Fall einer Ablehnung zugewiesen werden soll.
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Klicken Sie auf Save.
- Genehmigung per E-Mail
E-Mail-Genehmigungen sind eine praktische Methode, um die Zustimmung von Beteiligten einzuholen, die Genehmigungen per E-Mail anfordern und erteilen. Unterstützung Ihr Case-Typ E-Mail-Genehmigungen, können Anwender Case-Steps genehmigen oder ablehnen, ohne sich extra bei Ihrer Anwendung anmelden zu müssen.
- Kaskadierenden Genehmigungen konfigurieren
Durch Konfiguration eines Systems zur kaskadierenden Genehmigung können Sie eine Genehmigung von Personen auf verschiedenen Ebenen Ihrer Organisationshierarchie einholen. Beispiel: Sie können einen Case erstellen, der zunächst vom direkten Vorgesetzten des Case-Bearbeiters und dann von einer höhergestellten Führungskraft genehmigt werden muss.
- Genehmigungen mit einer Zuständigkeitsmatrix konfigurieren
Schaffen Sie ein System zur Einholung von Genehmigungen von Personen in verschiedenen Bereichen oder Abteilungen Ihrer Organisation, indem Sie eine Zuständigkeitsmatrix erstellen. Sie können beispielsweise einen Case anlegen, in dem Aufwendungen für Geschäftsreisen bearbeitet werden, und dann eine Zuständigkeitsmatrix konfigurieren, um Genehmigungen von einem Vorgesetzten und einem Finanzsachbearbeiter einzuholen.
- Genehmigung per E-Mail zulassen
Indem Sie Genehmigungen per E-Mail zulassen, erhalten Anwender mehr Flexibilität und die Case-Bearbeitung wird vereinfacht. Die Benutzer können dann einen Case annehmen, ablehnen oder andere Case-Aktionen vornehmen, ohne sich extra bei der Anwendung anmelden zu müssen.
- Ziele und Deadlines für Stages, Prozesse und Steps festlegen
Sorgen Sie dafür, dass Kundenbetreuer Assignments pünktlich fertigstellen, indem Sie Service-Level-Vereinbarungen zu Stages, Prozessen und Steps hinzufügen. Durch die Implementierung von Service-Level-Vereinbarungen setzen Sie einen pünktlichen Case-Abschluss durch und gewährleisten, dass sich die Kundenbetreuer an die Zeitvorgaben halten, die Sie mit Ihren Kunden vereinbart haben.
- Formulare für Case-Typen erstellen
Sie können Benutzereingaben in einem Case mithilfe von Formularen erfassen. Wenn Sie relevante Felder in einem Formular erstellen, konfigurieren und organisieren, können Sie Benutzern besser vermitteln, welche Aufgaben sie bei der Bearbeitung eines Case-Assignments ausführen sollen.
- Case-Life-Cycle definieren
Verfolgen und bearbeiten Sie Cases auf praktische, einfache Weise, indem Sie den Case-Life-Cycle anhand eines Geschäftsmodells gestalten. Sie können den Lebenszyklus als kleinere Module definieren, die den Elementen Ihres Business-Prozesses entsprechen.