Faites appliquer les règles métiers dans vos workflows en ajoutant une étape d’approbation à un processus. À l’étape d’approbation, l’utilisateur peut approuver ou rejeter le dossier après en avoir passé en revue les détails.
Par exemple, un manager peut approuver ou rejeter une candidature pendant un processus de recrutement.-
Dans le volet de navigation d’App Studio, cliquez sur Case types, puis sur le type de dossier à ouvrir.
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Dans l’onglet Workflow, cliquez sur Life cycle.
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Dans la section Case life cycle, dans l’étape pour laquelle vous souhaitez ajouter une étape d’approbation, cliquez sur .
Note: Votre type de dossier comprend une phase alternative Approval Rejection. -
Dans la zone de texte qui s’affiche, saisissez un nom unique décrivant l’étape.
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Sous l’onglet General du volet des propriétés Step, routez l’étape d’approbation :
- Pour router l’étape d’approbation vers un utilisateur dans votre application, sélectionnez Specific user dans la liste Route to, puis saisissez les détails de l’utilisateur.
Vous pouvez affecter la tâche à un utilisateur en indiquant son nom ou sa référence d’utilisateur, au responsable hiérarchique de l’utilisateur qui a mis à jour le dossier en dernier ou à un participant du dossier.
Note: Vous pouvez router l’étape d’approbation seulement vers les participants qui appartiennent au type d’utilisateur de l’application et représentent un seul utilisateur. - Pour router l’étape d’approbation vers une équipe qui partage une liste des tâches en attente, sélectionnez Work queue dans la liste Route to, puis sélectionnez une équipe ou saisissez son nom.
- Pour router l’étape d’approbation vers un utilisateur dans votre application, sélectionnez Specific user dans la liste Route to, puis saisissez les détails de l’utilisateur.
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Dans le volet des propriétés Step, cliquez sur l’onglet Flow et définissez ce qui se passe lorsqu’un utilisateur approuve le dossier :
Choix Actions Approuver et faire passer le dossier à l’étape suivante -
Dans la liste If approved then, sélectionnez Continue.
- Facultatif :
pour changer le statut du dossier, dans le champ Set status, sélectionnez ou saisissez le statut à affecter au dossier lorsqu’un utilisateur donne son approbation.
Approuver et changer de phase -
Dans la liste If approved then, sélectionnez Change stage.
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Dans la liste To, sélectionnez la phase que vous souhaitez affecter au dossier lorsqu’un utilisateur donne son approbation.
- Facultatif :
pour changer le statut du dossier, dans le champ Set status, sélectionnez ou saisissez le statut à affecter au dossier lorsqu’un utilisateur donne son approbation.
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Définissez ce qui se passe lorsqu’un utilisateur rejette le dossier :
Choix Étapes Rejeter et faire passer le dossier à l’étape suivante -
Dans la liste If rejected then, sélectionnez Continue.
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Dans le champ Set status, sélectionnez ou saisissez le statut à affecter au dossier lorsqu’un utilisateur le rejette.
Rejeter et changer de phase -
Dans la liste If rejected then, sélectionnez Change stage.
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Dans la liste To, sélectionnez la phase à affecter au dossier lorsqu’un utilisateur le rejette.
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Dans le champ Set status, sélectionnez ou saisissez le statut à affecter au dossier lorsqu’un utilisateur le rejette.
Rejeter et clôturer -
Dans la liste If rejected then, sélectionnez Resolve.
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Dans le champ Set status, sélectionnez ou saisissez le statut à affecter au dossier lorsqu’un utilisateur le rejette.
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Cliquez sur Save.
- En savoir plus sur l’approbation par e-mail
Les approbations par e-mail sont un moyen pratique pour demander et recevoir l’approbation de parties prenantes. Si vous configurez un type de dossier pour qu’il accepte l’approbation par e-mail, les utilisateurs de votre application pourront approuver ou rejeter les étapes des dossiers à distance, sans avoir à se connecter à l’application.
- Configurer des approbations en cascade
Vous pouvez recevoir la validation de personnes évoluant à différents niveaux de votre organigramme en configurant un système de validation en cascade. Vous pouvez par exemple créer un dossier requérant une autorisation
- Configurer des validations avec une authority matrix
Créez un système pour obtenir la validation de personnes travaillant dans différentes parties ou différents services de votre organisation, en créant une authority matrix. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour le traitement des frais de déplacement professionnels, puis configurer une authority matrix pour demander la validation d’un responsable hiérarchique et d’un collaborateur du service financier.
- Autoriser l’approbation par e-mail
Vous pouvez faciliter le travail des utilisateurs de votre application et leur offrir plus de souplesse lorsqu’ils traitent un dossier en autorisant l’approbation par e-mail. Les utilisateurs peuvent alors accepter, rejeter ou accomplir d’autres actions sur un dossier sans avoir à se connecter à l’application.
- Fixer des objectifs et des échéances pour les phases, processus et étapes
Assurez-vous que les conseillers client terminent les tâches manuelles dans les délais en attribuant des contrats de niveau de service (SLA) aux phases, processus et étapes. En mettant en œuvre des SLA, vous permettez de clôturer les dossiers dans les délais et faites en sorte que les conseillers client respectent les échéances dont vous avez convenu avec les clients.
- Créer des formulaires pour les types de dossier
Vous pouvez intégrer des saisies utilisateur dans un dossier en créant des formulaires. Lorsque vous créez, configurez et organisez des champs pertinents dans un formulaire, vous indiquez clairement aux utilisateurs les tâches qu’ils doivent accomplir pour traiter les dossiers qui leur sont confiés.
- Définir le cycle de vie d’un dossier
Suivez et clôturez vos dossiers de façon pratique et facile en définissant le cycle de vie de dossier qui représente un modèle métier. Vous pouvez définir ce cycle sous la forme de petits modules correspondant aux éléments de votre processus métier.